Hoe leg je verborgen kennis bloot?
Veel organisaties erkennen het belang van kennismanagement, maar hebben moeite om het in praktijk te brengen. Vaak ligt de nadruk op eenvoudig te documenteren kennis. Hoe kun je het verborgen intellectuele kapitaal van een organisatie, ookwel impliciete of stilzwijgende kennis genoemd, blootleggen?
Wat is kennismanagement?
Kennismanagement is het valideren, structureren, behouden en delen van kennis binnen een organisatie om zo betere en snellere beslissingen te kunnen nemen. Dit voorkomt het verspillen van kostbare tijd aan het zoeken naar relevante kennis.
Is kennis hetzelfde als informatie?
Nee, kennis gaat verder dan informatie, het omvat het vermogen hoe- en waarom-vragen te kunnen beantwoorden. Informatie wordt vaak gebruikt als bouwsteen voor kennis. Kennis wordt opgebouwd door informatie te verzamelen, te begrijpen, te verwerken en te integreren in een bredere context. Het is dus correct om te zeggen dat kennis informatie omvat, maar niet hetzelfde.
3 typen kennis
In de context van kennismanagement zijn drie typen kennis van belang. Expliciete kennis is gemakkelijk over te dragen aan anderen, maar heeft de minste waarde. Aan de andere kant van het spectrum zit stilzwijgende kennis, het meeste waardevol, maar lastig over te dragen. Impliciete kennis ligt hier ergens tussenin.
Expliciete kennis
Expliciete kennis is de meest voorkomende vorm van kennis, omdat het gemakkelijk te verwoorden, vast te leggen en te delen is. Het beschrijft wat te doen om een taak te voltooien. Handleidingen, databases, video’s en rapporten zijn enkele voorbeelden. Dit soort kennis is nodig voor een organisatie om het intellectueel kapitaal te behouden en nieuwe medewerkers succesvol in te werken.
Problemen met kennismanagement liggen vaak niet op dit niveau; helaas wordt het meer delen van expliciete kennis (bijvoorbeeld via het intranet) vaak wel als een oplossingsrichting gezien.
Impliciete kennis
Impliciete kennis of praktijkervaring is kennis verkregen door het toepassen van expliciete kennis. Dus het know-how achter het uitvoeren van een bepaalde taak. Impliciete kennis kan je uitleggen of verwoorden. Best practices en vaardigheden zijn voorbeelden van impliciete kennis.
Omdat dit soort kennis zelden wordt vastgelegd, is het vaak moeilijk om deze vorm binnen een organisatie te delen en te verbeteren. Dit betekent dat als een medewerker de organisatie verlaat, je helemaal opnieuw moet beginnen bij zijn of haar opvolger. Het stimuleren van kennisdeling (coaching, intervisie), expliciteren, toegankelijk maken en centraliseren van kennis zijn allemaal methoden om impliciete kennis te oogsten.
Stilzwijgende kennis
Stilzwijgende kennis wordt meestal verkregen door ervaring en wordt intuïtief begrepen. Hierdoor is het een uitdaging om deze kennis door te geven aan anderen. Ontwerp-, verkoop-, innovatie- en leiderschapsvaardigheden zijn enkele voorbeelden. In sommige literatuur wordt stilzwijgende kennis met impliciete kennis samengevoegd.
| Aspect | Impliciete kennis | Stilzwijgende kennis |
|---|---|---|
| Basis | Bepaalde praktijk, cultuur of systeem | Persoonlijke ervaring, vaardigheden en intuïtie |
| Zichtbaar in | Routines en praktijken van een bepaalde gemeenschap of beroep | Gedrag en acties persoon |
| Voorbeeld | Gemeenschappelijke werkwijzen Culturele normen en gebruiken | Vaardigheid om een fiets te besturen Intuïtief begrip van een bepaald onderwerp na jarenlange ervaring |
| Toepassingen | Delen van gemeenschappelijke kennis Behouden van tradities en normen | Intuïtieve besluitvorming Vaardigheden door herhaling |
| Overdracht | Opleiding en informele kennisdeling Vereist vaak betrokkenheid bij de specifieke context om volledig te begrijpen. | Moeilijk zonder praktijk en ervaring Soms via mentoring en observatie |
Blokkeren van impliciete kennis
Een cultuur die constant leren en verbeteren onder medewerkers niet ondersteunt, blokkeert altijd impliciete kennis, wat resulteert in kennissilo’s. Naast een voorbeeldfunctie van het management speelt het doorbreken van kennis = macht een belangrijke rol om het kennismanagement verder te verbeteren. Naast kennissilo’s bestaan er ook datasilo’s, een geïsoleerde verzameling data die volgens eigen inzichten wordt beheerd door één onderdeel van een organisatie. Ook deze blokkeren de samenwerking. Hoe doorbreek je datasilo’s?
Andere vormen van kennis
Naast de genoemde drie vormen van kennis zijn er nog andere vormen, enkele voorbeelden:
- Procedurele kennis: Dit is het soort kennis dat gerelateerd is aan procedures, stappen of processen die moeten worden gevolgd om een specifieke taak uit te voeren. Het is vaak praktisch van aard en helpt bij het uitvoeren van taken zoals koken, repareren van een machine of het uitvoeren van een medische procedure.
- Sociale kennis: Dit verwijst naar kennis die is gericht op sociale interacties en menselijk gedrag. Het omvat begrip van sociale normen, culturele gebruiken, etiquette, empathie en andere aspecten van menselijke relaties.
- Emotionele intelligentie: Dit type kennis heeft betrekking op het begrijpen en beheren van emoties, zowel bij jezelf als bij anderen. Het omvat empathie, zelfbewustzijn en vaardigheden in het omgaan met emoties.
- Meta-cognitieve kennis: Dit is het bewustzijn en begrip van je eigen denkprocessen en strategieën voor leren en probleemoplossing. Het gaat om het weten hoe je weet en hoe je je eigen denken kunt beheren en verbeteren.
- Culturele kennis: Dit is kennis over de cultuur, tradities, geschiedenis en waarden van een specifieke groep mensen of gemeenschap. Het is belangrijk voor het begrijpen en respecteren van diversiteit en interculturele communicatie.
- Intuïtieve kennis: Intuïtieve kennis is gebaseerd op instinct en onmiddellijke perceptie. Het is vaak moeilijk te verklaren of te rationaliseren, maar het kan nuttig zijn bij besluitvorming en probleemoplossing.
Deze verschillende vormen bekijken kennis vanuit een verschillend perspectief. In veel gevallen is effectieve kennis niet beperkt tot slechts één van deze vormen, maar een combinatie.
Wat komt er na kennis?
Kennis duidt op een dieper begrip van het onderwerp en zijn context dan informatie. Maar is er ook een volgend niveau na kennis? Zeker, het verstandig toepassen van kennis, rekening houdend met ethische en langetermijnbelangen noemt men wijsheid. Het DIKW-model beschrijft de hiërarchische verhouding tussen Data, Informatie, Kennis en Wijsheid (DIKW).
Symbio6 & kennismanagement
Impliciete kennis speelt vaak een belangrijke rol bij de besluitvorming in een organisatie. Wij proberen deze mechanismen bloot te legen door het verborgen intellectuele kapitaal van de organisatie expliciet te maken en te borgen in het kennismanagementsysteem. Met dit expliciteren of externaliseren helpt Symbio6 de besluitvorming bij klanten te verbeteren.