Doorbreken van datasilo's

Wat is een datasilo?

Een datasilo is een geïsoleerde verzameling data die volgens eigen inzichten wordt beheerd door één onderdeel van een organisatie. Als graan in een boerensilo die is afgeschermd van weersinvloeden. Dit maakt toegang tot en gebruik van data in andere delen van de organisatie lastig voor (mogelijke) gebruikers.

Waarom zijn datasilo's een probleem?

In een datagedreven organisatie belemmeren datasilo's de data-analyse en daarmee de kwaliteit van de besluitvorming. Bijkomende problemen zijn:

• Verspilling middelen: het dupliceren van data, systemen en processen zorgen voor een verspilling van middelen.
• Onvolledig overzicht data: Als organisaties volledig datagedreven willen worden, moeten ze besluitvormers een integraal beeld geven van data die relevant zijn voor hun analyses. Silo's verhinderen dit, wat resulteert in het missen van relaties tussen data uit deze silo's en dus gemiste kansen.
• Inconsistente data: Inconsistenties zijn onvermijdelijk wanneer dezelfde data op verschillende locaties worden opgeslagen. Data kunnen op de ene locatie worden bijgewerkt, maar niet op de andere.
• Verouderde data: Een gebruiker die geïsoleerde data nodig heeft, moet veel obstakels overwinnen om deze data te verkrijgen. Dit is niet alleen tijdverspilling, maar verhoogt ook de kans dat data verouderd zijn wanneer ze beschikbaar komen.
• Beveiligingsrisico: Wanneer werknemers spreadsheets, documenten en andere data op hun eigen apparaten bewaren, neemt het beveiligingsrisico van een organisatie toe als er geen geschikte beveiligingscontroles zijn. Ook maken datasilo's het lastig om aan de privacyregels te voldoen, omdat moeilijk te bepalen is wie toegang heeft tot welke data.
• Ontmoedigen samenwerking: Cultuur creëert silo's en silo's versterken cultuur. Datagedreven organisaties omarmen samenwerking, maar dit is moeilijk wanneer data moeilijk te delen zijn.

Oorzaken datasilo's

Datasilo's kunnen culturele, organisatorische of technische oorzaken hebben.

• Cultureel
  • Diverse culturen: Afdelingen of teams van veel organisaties zijn eraan gewend om in hun eigen wereld te opereren. Elk heeft zijn eigen jargon, processen en uitdagingen. Deze scheidingscultuur wordt overgedragen op data.
  • Relatief nieuw: Het delen van data door de hele organisatie is een relatief nieuw doel en deze zelfstandige eenheden zijn vaak niet gemotiveerd om dit te bereiken.
  • Concurrentie: Naarmate organisaties groter worden, kan de concurrentie tussen werknemers toenemen. Het kan zijn dat bepaalde teams geen data willen delen met andere teams om de controle te behouden.
• Organisatie
  • Verschillende doelen: Datasilo's ontstaan door uiteenlopende doelen en prioriteiten tussen teams of afdelingen in de hele organisatie. Ze creëerden hun eigen methoden om met data te werken en deze te analyseren om aan hun specifieke behoeften te voldoen.
  • Decentralisatie IT: Soms hebben organisaties gedecentraliseerde IT-services, waardoor afdelingen hun eigen software en technologieën kunnen aanschaffen. Er kunnen onbedoelde datasilo's ontstaan wanneer deze aankopen niet worden gecontroleerd op interoperabiliteit met huidige IT-systemen.
  • Overnames en uitbreiding: Wanneer organisaties te snel groeien, kunnen er structurele problemen ontstaan. Data-infrastructuur en -processen zijn vaak inflexibel en daardoor niet goed schaalbaar.
  • Specialisatie: Vele managementlagen en zeer gespecialiseerde medewerkers stimuleren ook datasilo's.
  • Niemand verantwoordelijk: Vaak is niemand verantwoordelijk voor het delen van data binnen de organisatie.
  • Gevoeligheid: Gevoelige data is veelal niet of alleen onder strikte condities te delen.
  • Eigendom data: Wanneer een organisatie geen eigenaar is van de data, wordt het verspreiden ervan onnodig duur. Voor elke extra gebruiker zal de organisatie moeten betalen. Deze datasilo's bevinden zich in feite buiten de organisatie.
• Technisch
  • Geïsoleerde technologie: Een datasilo wordt meestal gevormd wanneer data worden verzameld met een informatiesysteem dat geïsoleerd is van de rest van het technologische ecosysteem.
  • Verschillende technologie: Datasilo's ontstaan ook wanneer afzonderlijke afdelingen en teams verschillende informatiesystemen gebruiken.
  • Verouderde technologie: Oude IT-systemen zijn vaak niet gebouwd om het delen van informatie te vergemakkelijken.
  • Vendor lock-in: Elke technologie heeft zijn eigen manier om data op te slaan en te beheren. Vaak is deze eigendom van de leverancier en daardoor niet eenvoudig aan te passen. Dit kan delen van data lastig kan maken.
  • Beperkende toegangscontrole: Beperkende oplossingen voor toegangscontrole maken het delen van data moeilijker.

Doorbreken datasilo's

Het is geen optie om niets te doen; datasilo’s stimuleren het verzamelen van alternatieve data. Als gevolg hiervan ontstaan nieuwe datasilo's. Hoe doorbreek je datasilo's?

• Strategisch kapitaal herkennen: Het begint allemaal met het herkennen van data als strategisch kapitaal van de organisatie, dat wil zeggen waardevol voor de organisatie omdat het een concurrentievoordeel biedt. Dit wordt alleen serieus genomen als iemand in het topmanagement (Chief Data Officer) hier ook daadwerkelijk de leiding in neemt.
• Noodzaak communiceren: Als de organisatiecultuur datasilo's kan creëren, dan moet dit ook de sleutel zijn om deze te doorbreken. Breng de voordelen van het delen van data en een goede datakwaliteit over op werknemers, zodat ze beseffen dat het noodzakelijk is om datasilo's af te breken om als organisatie concurrerend te blijven.
• Data governance: Verder verdient het de voorkeur om niet alleen de huidige datasilo's te elimineren, maar ook om de vorming van nieuwe datasilo's te voorkomen. Beleid en procedures voor databeheer (data governance) helpen bij het bereiken van beide doelstellingen.
• Focus op eindgebruiker: Het centraliseren van informatiesystemen is niet altijd DE oplossing om datasilo's af te breken, zoals verkopers van deze software beweren. Bovendien is dit sterk vanuit het leveren van data gedacht. Misschien is er buiten de silo wel helemaal geen vraag naar deze data. Voor centralisatie moet een goede reden zijn. Door de eindgebruiker centraal te stellen is dit beter af te wegen; soms is het centraliseren van beleid en procedures voldoende om de samenwerking tussen silo's te verbeteren.
• Datacatalogus: Een andere eenvoudige oplossing is het opzetten van een datacatalogus. Tot welke data heeft de organisatie toegang? Een datacatalogus bevat zelf geen datasets, maar een beschrijving van deze data (metadata). Dit geeft overzicht in welke silo's data, eigenaren, stewards en deskundigheid aanwezig zijn, waardoor de samenwerking zal verbeteren zonder ingrijpende maatregelen in de bestaande organisatie.

Symbio6 & datasilo's

Wij helpen klanten met het identificeren van datasilo's, het demontreren van de noodzaak om ze af te breken en het prioriteren van oplossingen om een volgende stap te zetten naar een datagedreven organisatie.

Conclusie

Datasilo's laten bestaan is niet verstandig, alleen al omdat deze nieuwe silo's creëren. Het afbreken van deze belemmeringen in de samenweking is een kwestie van het juiste evenwicht bepalen. Het topmanagement moet niet alles dicteren, maar een koers uitstippelen om het maximale uit dit strategische kapitaal van de organisatie te halen.